해외 수출을 준비하면서 가장 많이 겪게되는 어려움들 중 하나는 바로 언어로 인한 바이어와의 소통의 장벽일거에요. 언어는 물론 문화가 다른 상대방과 거래를 시작한다는 것은 결코 쉬운 일이 아니죠? 하지만 소통은 언어만이 전부가 아닙니다. 몇 가지 핵심적인 포인트만 이해한다면 초보자도 해외 바이어와 충분히 원활한 커뮤니케이션 이상의 것이 가능하다고 믿습니다.이번 포스팅을 통해 해외 바이어와 효과적으로 소통하는 방법과 함께 실제 사용할 수 있는 영문 이메일 예시도 올려드려 보려합니다. 초보 수출 사업자들 에게 꼭 필요한 팁들만 모았보았으니 끝까지 읽어주시면 감사하겠습니다.
해외 바이어들 역시 가장 중요하게 생각하는 것은 파트너 간의 신뢰입니다. 신뢰는 거창한 계약서보다도 작은 약속을 지키는 것에서 시작합니다. 사업을 진행하며 이메일 회신을 빠르게 해주는것 이라든지 문의에 정확하게 답해주는 것만으로도 바이어에게 긍정적인 인상을 심어 나갈수 있답니다.
특별히 이메일 응답에 대한 것은 24시간 이내로 답변하는 것이 가장 좋습니다.
시간안에 답변을 진행하기 어렵다면 언제까지 회신해 줄수 있다는 내용의 사전연락을 통해서 상대가 기다리는 일 없이 하는것이 중요하다 생각합니다.
문의 내용은 정확히 파악해 핵심만 정리해서 회신해주면 좋습니다.
이런 기본적인 대응만으로도 업무적인 신뢰들이 쌓여가며 해외 바이어는 이 업체는 믿을 수 있겠구나 라는 인상을 줄수 있게 된답니다.
해외 거래는 대부분이 이메일을 통해 시작되는 경우가 많아서 이메일은 곧 우리의 첫인상이 됩니다.
따라서 몇 가지 문장 구성 팁을 기억하고 계시다면 실무를 진행하시기에 큰도움이 되시지 않을까요?
복잡한 문장보다는 간결하고 직설적인 표현을 사용해 주는 것이 좋습니다. 비즈니스 용어를 적절히 활용하되 너무 딱딱한 어감이 되지 않도록 주의해 주세요.
중요한 정보는 상단에 배치합니다. 간단하지만 합리적인 사고를 우선으로 하는 외국바이어들을 상대하는데는 중요한 원칙입니다.
예: “We are a Korean manufacturer of high-quality facial masks”
→ 이렇게 핵심이 부각되도록 간단하게 소개하는 것이 효과적입니다. 하실수 있으시겠죠?^^
한국과 유럽, 미국, 러시아는 시차가 다르기 때문에 이메일 발송 타이밍도 중요합니다. 상대방이 업무 시간에 이메일을 받을 수 있도록 발송 시간을 고려하면 응답률이 높아지며 상대방의 신뢰도 높일수 있답니다.
러시아 → 한국보다 6시간 느림 (모스크바 기준)
유럽 중동 → 평균 6~8시간 차이
미국 → 평균 12~14시간 차이
많이 사용하고 있는 Gmail이나 Outlook에서는 이메일 예약 발송 기능을 활용할 수 있는 방법이 있으니 내 파트너의 시간대를 잘 확인하시고 적극 활용하시길 권해드립니다.
첨부파일은 상대방에게 전달력 있는 자료로 다가갈 수 있기때문에 활요하는 것이 좋습니다. 다만 이점들은 유의해주세요.
PDF 형식으로 변환해 주세요 (해외에서 Word, Excel은 호환성 문제가 발생하기 쉽습니다.)
파일명은 가령 “Product_Catalog_2025_Korea.pdf” 처럼 내용이 어떤것인지 명확하게 해 주는 것이 좋습니다.
여러 개의 파일을 보내야 할때는 ZIP 압축파일을 사용하여 보내십시요
이미지 자료도 반드시 포함시켜 주시고 포장 상태나 제품 사진 등을 첨부하신다면 실제감을 더해줘서 신뢰를 형성하기에 용이합니다.
이메일 작성후 맨 마지막에는 가급적 전문적인 서명을 넣어 주는 것이 바람직 합니다. 이것들을 통해 회사의 공식적인 이미지를 제공해 신뢰감을 높일수 있답니다.
이메일 서명에 포함하는 것들은:
이름 / 직책
회사명
전화번호 / 이메일
웹사이트 주소
회사 로고 이미지 (선택 사항)
이런 서명은 신뢰감을 높여 주면서 바이어가 쉽게 연락할 수 있도록 도와준 답니다.
시작이 반입니다. 어렵게 느껴지신다면 예제대로 복사해서 사용해 보세요
Subject: Introduction of Our Premium Korean Face Mask Products
Dear [Buyer’s Name],
My name is [Your Name], and I am the Export Manager at [Your Company Name], a leading manufacturer of high-quality skincare products in Korea.
We specialize in premium face masks made with natural ingredients and innovative skincare technology. I would like to introduce our latest product line and explore the possibility of a business partnership with your company.
Please find the attached product catalog and pricing information for your review.
If you have any questions or require further details, feel free to contact me anytime. I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
Export Manager
[Your Company Name]
Phone: [Phone Number]
Email: [Email Address]
Website: [Website URL]
위에 드린 이메일 예시는 상대방이 처음 연락을 받았을 때, 자연스럽게 회사에 대해 알 수 있도록 구성해 보았습니다.
초보자라면 영어 이메일이 부담스러울 수 있어요. 이럴 땐 DeepL 번역기 나 Papago 아니면 ChatGPT 등을 활용해 보세요. 특히 DeepL은 비즈니스 이메일 번역에 강점이 있고, 말투가 자연스워서 많이 사용하고 있습니다.
하지만 아직까지 어플의 도움을 받은 번역은 100% 정확하지는 않기 때문에 전송 전에는 꼭 다시 한번 검토하거나 영어권 사용자에게 도움을 요청하는 것도 좋은 방법입니다.
보통 서양쪽 바이어들은 간결한 커뮤니케이션을 선호합니다.
중동/아시아 바이어는 예의와 격식을 중시하고 있습니다.
러시아 바이어는 명확하고 빠른 응답을 선호 합니다 굉장히 실리적이죠.
바이어의 국적에 따라서 말투 라든지 인사 방식, 요구하는 정보가 각각 다르기 때문에 이에 맞춘 문화적 이해와 커뮤니케이션 전략이 필요로 했습니다.
결론: 작은 디테일이 곧 성공의 열쇠
해외 바이어와의 소통은 단순히 영어로 이메일을 보내는 것으로 끝나지 않는다는 것을 깨달으셔야 해요. 얼마나 빠르고 명확하면서도 정중하게 내용를 전달할 수 있는지가 핵심이에요. 이번에 소개드린 방법들에 도움을 얻으셔서 소통의 경험들이 쌓이시고 지속적인 소통을 통해 바이어와의 관계도 점차 단단해져서 원하시는 수출 계약 체결로까지 이어질 수 있으시기를 소망해요.
TIP: 꼭 바이어와 처음 이메일을 주고받는 시점부터 계약서 작성까지 모든 문서와 대화 기록은 정리해서 보관하세요. 나중에 분쟁이 생긴다면 중요한 자료가 되실수 있어요^^*.
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